El software de Document Print and Output Management le brinda control total sobre los procesos de generación, salida, distribución, almacenamiento y recuperación de sus documentos
Cada vez más la información de negocio que puede ser crítica para una empresa se encuentra en manos de terceros. Colaboradores que de forma externalizada acaban teniendo acceso a datos importantes de la compañía. La pregunta se hace evidente: Si un agente externo puede tener información confidencial de mi organización, ¿no me interesaría tener controlada esa documentación para saber dónde acaba, qué uso se hace de ella o quién la está visualizando de forma que pueda garantizar su seguridad?
Total Control no es un software de gestión documental, sino un método de distribución controlada de la documentación (Document Distribution Management) en entornos centralizados y distribuidos, que apoyado en un sofisticado software, gestiona tanto el almacenamiento como la posterior recuperación de los documentos accesibles a través de un navegador por Internet o desde la intranet de la empresa. El objetivo: tener toda la información que está en manos de terceros bajo control y conocer al detalle la utilización que esos colaboradores hacen de ella.
Total Control es una solución de software modular de Document Distribution and Output Management que actúa en dos fases:
Almacenamiento: El sistema de generación de documentos de produce una serie de archivos, normalmente en formato PDF, que son almacenados en una base de datos y a cuya información se puede acceder a través de índices.
Recuperación: Incluye un completo sistema de consulta desde Internet, totalmente integrable con las intranets/ extranets de las compañías que permite mostrar al usuario un listado completo de los documentos a los que se le ha dado permiso de acceso.
Así, a través de la consola de consulta (su panel de control) y según los privilegios de acceso del usuario, se podrán realizar todo tipo de búsquedas y ejecutar acciones sobre los documentos obtenidos. Cualquier acción llevada a cabo sobre un documento deja un registro en la base de datos que permite conocer si fue visualizado, impreso, cuándo se realizó la impresión...
Total Control permite establecer diferentes parámetros de seguridad que determinan el acceso y acciones que se pueden realizar sobre un documento. De tal modo, que un colaborador podrá ver los documentos, pero no guardarlos; abrirlos, pero no imprimirlos; realizar una única impresión del mismo, e incluso hace posible aplicar un planificador de impresión, lo que significa que si un documento no ha sido impreso antes de una determinada fecha, se imprimirá de todos modos en el equipo que haya sido señalado a tal fin. Asimismo, nuestra solución de software de Document Print and Output Management permite que todos estos procesos queden registrados y puedan ser controlados por la organización.
Ventajas aseguradas:
- Con esta solución conseguirá importantes ahorros de costes en su organización, ya que se reducen de forma considerable las impresiones de documentos, al realizarse estas en los equipos de sus colaboradores o agentes externos y se eliminan costes asociados relacionados con la distribución de la documentación.
- Mejora el sistema de distribución de la documentación en entornos locales centralizados y distribuidos, al permitir el acceso inmediato de los colaboradores externos a través de la Web de la compañía.
- El software ofrece un sistema ágil de búsqueda basado en índices personalizados.
- Gracias a su sofisticado software garantiza el control absoluto mediante un sistema de seguimiento de cada acción sobre la documentación.
- Fácilmente integrable con el resto de aplicaciones presentes en su organización.
- Permite realizar diferentes acciones sobre los documentos: consultar, imprimir, enviar por email.
- Hace posible restringir el uso sobre determinados documentos: visualizar, pero no guardar; imprimir un número limitado de copias; asignar una fecha de caducidad...
- Los documentos generados por y almacenados por Total Control proporcionan una alta calidad: documentos dinámicos, códigos de barras, gráficos en 3D, full color...
- Trabaja con diferentes bases de datos: SQL, Oracle y DB2.
- Sistema de rápida implantación.
Descárguese un vídeo que explica en detalle las múltiples opciones que ofrece Total Control
Si quiere conocer un ejemplo práctico de la solución, vea el testimonio de Agrupación Mutua