Una compañía puede manejar cientos de documentos en un solo día. Si a esto, le sumamos el hecho de que gran parte de esa documentación ha de ser enviada a terceros (clientes, socios, colaboradores externos...) para su conocimiento y rúbrica, nos daremos cuenta de la complejidad que puede suponer gestionar todos los documentos internos y externos y toda la información relacionada de forma controlada y debidamente almacenada, ya sea en un entorno local, centralizado o distribuido.
Y es que, una vez que un documento ha sido firmado por un tercero, ha de volver a manos de la compañía y esta debe gestionar de forma adecuada su almacenaje por si, en un futuro, es necesaria la recuperación del mismo. ¿Cómo podemos controlar la documentación para que quede perfectamente almacenada y sea fácil recuperarla?.
Con 
Integrated Cycle, solución de software de gestión documental que forma parte de la oferta de la compañía para el Document Output y Print Managemenent, no tendrá que plantearse nunca más esta pregunta. Una vez que la empresa tiene el documento firmado por el cliente, Integrated Cycle lo escanea para pasarlo a un formato digital/electrónico, y se almacena e indexa en una base de datos.
Para recuperar el documento digitalizado, solo será necesario que un usuario, previamente autorizado, acceda al documento a través de un navegador, que le permitirá buscarlo por el contenido indexado. A partir de ese momento el servidor Web se encarga de recuperar el documento solicitado y se lo hace llegar al usuario, que puede, dependiendo de las atribuciones que se le han asignado a través del sistema de software de gestión documental, imprimirlo, visualizarlo o enviarlo por correo electrónico.
Con este sistema de almacenamiento y recuperación de documentos, intuitivo y fácil de utilizar, conseguimos mantener un control absoluto sobre nuestros documentos, de manera que, si es necesario, nos será mucho más fácil acceder a ellos, sin tener que buscar entre cientos de carpetas. Así, mejoramos la eficiencia de nuestros procesos administrativos, ganamos en dinamismo y productividad; ahorramos tiempo al reducir la complejidad en la recuperación de la información documental; y reducimos los costes por transacción.
Si combinamos las funcionalidades de Integrated Cycle con alguna otra solución de software de la compañía del ámbito de Document Output y Print Managemenent, ya sea Business Suite, Business Pro Suite o Total Control, podremos gestionar todo el ciclo de vida de nuestros documentos desde una sola plataforma de software de gestión documental.
Vea como la solución Integrated Cycle cumple con los objetivos de empresas del Sector Logística y Distribución