Un modelo de software documental empresarial para pequeñas y medianas empresas
El concepto de outsourcing o contratación externa tiene una historia bastante compleja. Durante muchos años, cada compañía desarrollaba su propio software empresarial. Poco a poco, las empresas comenzaron a contratar proveedores de servicios para desarrollar aquellas tareas demasiado costosas para su personal interno. Además, con los avances tecnológicos, surgió la necesidad de sistemas de información cada vez más complejos y totalmente integrados.
Desde ese momento empezaron a aparecer empresas especializadas en un sólo aspecto de dichos sistemas de información, con expertos que sabían cómo desarrollar su solución documental dentro de una arquitectura empresarial más amplia. Externalizar uno de los componentes más complicados de la organización empresarial (el software enfocado al procesamiento de la gran cantidad de comunicaciones y documentos empresariales) adquirió especial importancia debido a las normativas sobre la confidencialidad de datos de clientes, así como los nuevos requisitos para que las aplicaciones de software documental se integraran en su totalidad con el sistema de información global y los procesos de flujo de trabajo de la empresa.
A medida que la tecnología de documentos continuaba mejorando, las empresas empezaron de nuevo a desarrollar software de tecnología documental internamente en vez de contar con outsourcing. Se trataba sobre todo de sistemas software para crear, clasificar y archivar datos importantes. Lamentablemente, el desarrollo de un nuevo software documental empresarial puede implicar costes muy altos. Por esa razón, esos desarrollos no suelen ser viables para pymes y conllevan demasiado tiempo, esfuerzo y costes para las grandes empresas, sin mucho beneficio estratégico para el negocio en general.
Para estas empresas, la elección se ha vuelto situacional: ¿Qué opción de tecnología documental tiene más sentido para su compañía? ¿Desarrollar o comprar?
Evite un desastre tecnológico en su empresa
Para poder tomar una decisión realmente informada, hace falta tener en cuenta varios factores clave: el coste global, la complejidad del proyecto, los posibles riesgos y las ventajas competitivas. Por tanto, en las siguientes secciones vamos a analizar esos aspectos, entre otros, ya que conocerlos es sin duda de gran ayuda para evitar correr riesgos y escollos en la implementación de un software documental.
Reduzca los gastos de software documental
Los siguientes factores pueden determinar si su empresa ahorra o pierde dinero a la hora de implementar un software documental.
- Gasto general
Muchas compañías se encuentran con que el gasto inicial de externalizar el desarrollo de un sistema de software de documentos es menor que crear un sistema similar de manera interna. Sin embargo, en el caso de las pymes, esas empresas deben tener en cuenta también el coste de la implementación y el mantenimiento continuo que tendrán que contratar. Por otro lado, dichos gastos pueden ser más previsibles y bajo control cuando el desarrollo se externaliza, ya que los proveedores de soluciones de tecnología documental son capaces de anticipar posibles problemas y minimizar así los riesgos.
- Riesgos
Al optar por comprar un paquete de software, se evitan ciertos riesgos, como el control del proceso, el rendimiento y los costes, la fecha de finalización y el resultado. Cada uno de esos aspectos pueden verse afectados durante el proceso de desarrollo. Aun así, también existen riesgos relacionados al contratar un proveedor, como la seguridad y el soporte del software.
- Escalabilidad
Comprar un paquete de software documental de gran tamaño puede requerir recursos importantes para su mantenimiento y funcionamiento global. Por otro lado, paquetes de software más reducidos pero escalables pueden expandirse según las exigencias de cada momento y satisfacer las necesidades específicas de las pequeñas y medianas empresas.
- Propiedad intelectual
Cuando un sistema de software documental se desarrolla internamente, la empresa posee la propiedad intelectual. Por otro lado, implementar una solución documental comprada conlleva gastos continuos en cuanto a derechos creativos y de licencia.
- Tiempo
El desarrollo de un sistema de software documental por programadores internos suele requerir mucho más tiempo y, por tanto, conlleva más costes que comprar una aplicación similar. Sin embargo, si su empresa necesita una solución a largo plazo, ese tiempo adicional puede ser una buena inversión, ya que el software comprado puede dejar de ser actualizado o quedarse sin soporte o mantenimiento con el tiempo.
Mejore los flujos de trabajo, reduzca los gastos de impresión y enfoque en estructura al implementar su nuevo sistema de software documental
Los siguientes factores pueden afectar a la seguridad de su nuevo sistema de aplicación documental:
- Trampas operativas
Aquellas empresas sin experiencia con servicios externalización tienen más probabilidades de seguir desarrollando sistemas de tecnología documental internos, incluso cuando ese desarrollo no tiene ningún sentido en términos financieros o funcionales. Esta sitación conlleva irremediablemente al fracaso. Además, cuando la Dirección no apoya la decisión final de desarrollo o compra, el sistema de software documental probablemente no funcionará para lo que estaba previsto. El software documental, por su propia naturaleza, depende en gran medida de su integración con el sistema de comunicaciones empresarial. Sin una cuidadosa planificación e implementación por un experto, todo el sistema de datos y comunicaciones empresarial, así como los flujos de trabajo correspondientes podrían verse afectados.
- Estructura de soporte
Todas las empresas cuentan con un sistema back-end, es decir, una estructura tecnológica que procesa todos los datos entrantes. Dicha estructura existente debe tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de desarrollar o comprar, ya que software comprado (y aplicaciones desarrolladas incorrectamente) pueden entrar en conflicto con la tecnología ya implementada. Sn embargo, desarrollar de manera interna un sistema completamente integrado puede añadir complejidad y conllevar costes altos.
- Ventaja competitiva
La creación de un sistema de software personalizado puede proporcionar una cierta ventaja competitiva para las pequeñas y medianas empresas, cuando la solución documental está en línea con los objetivos estratégicos generales de la empresa. Sin embargo, para la mayoría de compañías, el software de document output management y gestión de impresión es más bien parte de una operación clave de negocio, un aspecto del flujo de trabajo normal, que un activo estratégico.
- Ajuste de requisitos
Si un sistema no responde a las necesidades de una pequeña o mediana empresa, no tiene sentido tenerlo. Por tanto, es importante asegurarse de que el software incluya todas las funcionalidades y características necesarias antes de comprarlo o dejar muy claro los requisitos antes de comenzar el desarrollo.
- Estrategia
Algunas compañías sostienen que es mejor comprar software cuando es menos estratégico para la empresa, ya que el coste de compra suele ser más razonable que el de un desarrollo interno. Cuando las necesidades son complejas, crear el software internamente puede ser de gran utilidad a la hora de asegurarse que se ajuste a la estrategia de la empresa.
Elija la solución de software adecuada para su empresa
A la hora de tener que elegir entre desarrollar o comprar, suele resultar útil conocer la experiencia de otros directivos. Examinemos un caso práctico de una empresa de tamaño mediano que quería implementar una solución de software documental.
P.- ¿Cómo surgió la idea de implementar una solución de software documental?
R.- Partimos de un ERP (Enterprise Resource Planning) tradicional con impresiones matriciales. La gerencia de la empresa requería mejorar la calidad de nuestros documentos aportando mayor información y utilizando nuevos canales (correo electrónico). Se tomó la decisión de cambiar nuestros sistemas de impresión matricial por laser y teníamos dos opciones: realizar una fuerte inversión en adaptar nuestros sistemas de gestión, o la adquisición de algún producto que nos permitiera acceder a ese tipo de impresión sin un gran desarrollo interno.
P.- ¿De qué infraestructura de telecomunicaciones dispone su empresa? ¿Qué importancia le dan a la tecnología en su negocio?
R.-Nuestras 6 sedes están conectadas mediante fibra óptica con una configuración en estrella, dependiendo de nuestro host en la sede central. Nuestras comunicaciones están unificadas baja esta infraestructura, tanto datos, voz e imagen.
Desde hace ya bastante tiempo, la tecnología y los sistemas de información con los que contamos son una ventaja competitiva muy importante, aportándonos agilidad y fiabilidad en nuestros servicios hacia todos nuestros clientes, además de una aportación significativa en el aumento de la calidad de los mismos. Ahora nuestro reto es que el área de TI sea una pieza importante en la estrategia de la compañía a la hora de abrir nuevos mercados y opciones de negocio.
P.-¿Por qué optó por un determinado software? Explique sus necesidades y en qué sentido ese programa cumplía dichas necesidades.
R.- Nuestro host era una AS/400 (actual iSeries/System i). Como se ha comentado anteriormente, nuestra primera necesidad era migrar desde una impresión matricial resultante de nuestro ERP en el iSeries. Necesitábamos de forma rápida pasar a impresión laser con nuevos formatos con nuevas prestaciones (gráficos, códigos de barra, etc), además de contar con la generación de PDFs, envíos por email, etc.
La aplicación que elegimos cubría nuestras necesidades de forma sencilla y rápida. Podíamos mapear las salidas de impresión del iSeries y convertirlas en un documento de mucha mayor calidad, sin necesidad de tocar nuestros sistemas de gestión. Podíamos generar documentos electrónicos y remitirlos de forma automática por mail sin grandes esfuerzos de desarrollo interno.
Conclusión
La compañía del ejemplo anterior tuvo en cuenta el tiempo, la complejidad y su estrategia empresarial antes de decidirse por la compra de una solución de software documental. Como la empresa necesitaba una solución puntual con características prácticas que no requerieran modificar su tecnología actual, la compra de una aplicación documental escalable resultó ser la solución más inteligente.
Kevin Fortier
Consultor Freelance para DocPath