La lista de productos de software disponibles para gestionar una pyme es interminable. Es muy fácil perderse en ese mar de opciones, en el que cada una asegura ser capaz de optimizar al máximo algún aspecto de su negocio. Por tanto, antes de nada, tendrá que preguntarse: ¿Qué es lo que realmente necesito para gestionar mi negocio correctamente y mejor?
Comience con el objetivo final en mente. Primero planifique una estrategia, para después ver dónde podrían encajar las diferentes aplicaciones.
En este artículo, analizaremos los diversos tipos de software disponibles en el mercado, y nos centraremos en cómo la tecnología documental, más concretamente el software documental empresarial para pymes, puede resolver muchas de las necesidades más importantes de su empresa.
¿Qué tipos de software son comunes en empresas más bien pequeñas?
Existen diferentes tipos de software muy útiles para pequeñas empresas, como software de contabilidad, programas concretos para procesos de recursos humanos,las aplicaciones para planificación de tareas, y también software enfocado a la gestión documental. Las herramientas de software de contabilidad más populares incluyen QuickBooks y FreshBooks, mientras que los departamentos de RRHH pueden verse beneficiados con Zenefits o sumHR, y Booker y Genbook son programas bastante populares para planificar tareas.
Todos esos programas son muy buenos, pero es muy posible que su empresa no necesite comprar ningún software para sus tareas de contabilidad, de recursos humanos o planificación. Quizás el software más comúnmente utilizado por las pymes, es el que se ocupa de la gestión de documentos en las pequeñas empresas.
¿Qué es el software documental empresarial?
Software documental empresarial es, básicamente, un sistema de gestión documental y output management que hace que los documentos de su empresa estén bien organizados y fáciles de distribuir. Cualquier compañía necesita estructura y organización para avanzar. Por tanto, si alguna vez se ha encontrado con cientos de formularios mal organizados y numerosos documentos perdidos, un buen software de gestión documental, sin duda, podría ser su salvación.
En ese sentido, un buen sistema de de gestión documental es capaz de capturar, almacenar, proteger y recuperar información importante. Con este software puede también, por ejemplo, agrupar tanto archivos digitales como de papel en una misma ubicación, incluyendo archivos de texto, hojas de cálculo, imágenes, presentaciones, cheques, facturas, tarjetas de visita, y mucho más. Además, si cuenta con un buen producto documental de Document Output Management es fácil añadir datos dinámicos a formularios y enviarlos de forma segura por diferentes canales a diferentes destinos.
¿Cuáles son los componentes esenciales del software documental?
Cualquier tipo de
¿Cuáles son los beneficios de usar el software documental?
Un sólido sistema de gestión documental y Document Output Management evita que se malgaste papel, lo que supone un claro beneficio para el medio ambiente. Por otro lado, también presenta multitud de características que benefician a nivel de negocio, como las siguientes:
- Protección extra
¿Alguna vez le ha preocupado que sus archivos, presentaciones o contratos caigan en las manos equivocadas? Con un buen software documental, sus documentos confidenciales se mantendrán a salvo de miradas ajenas, protegiéndolos mediante un sistema basado en la nube o un servidor en-premise que sirve como una ubicación central y segura para todos los documentos pertenecientes a su pyme.
- Fácil acceso y colaboración
Todos los empleados y otros usuarios, autorizados expresamente, podrán acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Se acabaron las búsquedas interminables de formularios en un número infinito de archivadores. Se acabó el correr a la sala de impresión. Ahora, la colaboración se desarrollará sin esfuerzo ni prisas.
- Organización mejorada
No hay nada menos profesional que una empresa sin organización clara. Cuando opte por un sistema de gestión documental, la organización de sus procesos de negocio mejorará, casi de la noche a la mañana, y eso, claro está, le ahorrará tiempo y dinero a largo plazo.
- Necesidades reducidades de almacenamiento
Al usar software documental empresarial, la necesidad de espacio físico para almacenamiento se reduce enormemente, como es lógico. Además, sus documentos, almacenados digitalmente, ya no correrán ningún riesgo en caso de imprevistos, como inundaciones, fugas, incendios u otros desastres naturales. ¿Tiene algún problema con un equipo informático? Sólo necesita pasarse a otro, ya que su información se almacena de manera centralizada y segura.
- Regulaciones simplificadas
Es mucho más fácil cumplir con las normas y regulaciones legales con un sistema de gestión documental avanzado que mantenga un historial de operaciones. Además, podrá encontrar rápidamente cualquier formulario o documento requerido, insertando una simple palabra clave y categoría, en lugar de tener que buscar en sus cajas de papeles viejos.
¿Cómo puede el software documental empresarial ayudar a mi empresa?
Cualquier tipo de empresa, ya sea una compañía dedicada a temas comerciales, marketing, comestibles, venta de souvenirs o a otro negocio totalmente diferente, un buen sistema de software documental puede marcar la diferencia y mejorar considerablemente el modo en que funcione su pyme.
La tecnología de gestión documental, cuando se adapta correctamente a las necesidades de su empresa, es capaz de optimizar diferentes procesos de negocio, tales como impresión y colaboración entre empleados. También permite personalizar automáticamente los documentos a Clientes concretos y empleados, eliminando la necesidad de gestionarlos de manera global y similar para todos.
¿Cómo elijo el software adecuado para mi empresa?
Elegir la tecnología documental más adecuada para su empresa puede resultar todo desafío, pero no es una misión imposible. Tome en cuenta los siguientes consejos como punto de referencia para encontrar la combinación perfecta:
- No busque complejidad
La simplicidad es el futuro. Un sistema complejo que aburre a sus usuarios y sobrecarga procesos ya saturados acabará siendo inútil. Por tanto, es importante que opte por un software fácil de usar. Es aconsejable, por ejemplo, preguntar a empleados o jefes de grupo qué software consideran más atractivo en cuanto a diseño y usabilidad.
- Tenga en cuenta al proveedor
La elección del sofwtware no debe basarse únicamente en el software en si. También hay que tener en cuenta al proveedor. Cuando una compañía de software documental ofrezca una única solución válida para todos y a bajo precio, el producto probablemente será demasiada bueno para ser real. Por tanto, compare siempre las propuestas de los distintos proveedores con sus necesidades.
- Priorice las capacidades de integración
Cualquier sistema de gestión documental debe integrarse correctamente con el sistema de procesos documentales y de comunicaciones existente, para evitar errores de comunicación y otros que pueden surgir por incompatibilidades. En este caso también es importante hablar con un representante del proveedor.
- Enfoque en la colaboración
Muchas empresas eligen invertir en software documental empresarial, porque sus empleados necesitan acceder a archivos que de otra manera serían difíciles de revisar por varias personas. El software correcto permitirá a sus empleados clasificar cambios, sugerir revisiones y guardar varias versiones del mismo documento.
- Preguntar por el Servicio de Soporte
Si un proveedor no ofrece ningún soporte técnico adecuado, suele resultar un problema a largo plazo. Puede no tener dudas a la hora de usar el software ahora, pero es muy probable que sí surgirán dudas o problemas en un futuro que necesiten de una solución rápida. Por tanto, es recomendable asegurarse de contratar el servicio de soporte que mejor se ajuste a sus necesidades.
- El backup debe ser un requisito
No importa el tamaño de su empresa, perder documentos y datos suele conllevar una gran pérdida de tiempo, dinero y recursos. Por tanto, el backup debe ser un requisito clave a la hora de elegir un buen software de gestión documental empresarial.
Kevin Fortier
Consultor Freelance para DocPath