Un objetivo importante que los jefes de departamento de TI y expertos se esfuerzan por alcanzar es la coherencia y la unificación en la cultura corporativa y en las comunicaciones, tanto internas como externas. Como consecuencia, con el fin de desarrollar un sistema que ayude a la empresa a gestionar de una manera más eficiente su documentación, las organizaciones suelen optar por la implementación de un software documental.
Ahora bien, si le han dado la tarea de implementar estandares en su entorno corporativo, es aconsejable investigar antes acerca de la naturaleza del software documental, su evolución y las aplicaciones empresariales que estar relacionadas.
Qué es un Software Documental?
En la actualidad, las empresas utilizan el software documental para crear, organizar, almacenar, procesar, proteger y distribuir documentos de forma estandarizada para obtener comunicaciones unificadas. El software ayuda a que todas las áreas estén alineadas en el tema documental y para comunicarse de manera eficiente con los clientes, lo que permitirá, entre muchas otras opciones, buscar documentos y recuperarlos instantáneamente, esté donde esté el usuario. Al fin y al cabo, poder compartir documentos digitales rápidamente y de manera segura es clave para fomentar la colaboración.
Hay muchos criterios de clasificación para la tecnología de software documental. Los cuatro tipos principales son los siguientes:
- Servidor de cliente: la posibilidad de que sus empleados puedan acceder y operar con interfaces fáciles de usar es uno de los principales beneficios de las configuraciones de este software.
- Web: en este escenario, los empleados pueden acceder al software documental mediante cualquier navegador web estándar, desde un ordenador de escritorio y dispositivos móviles. Esto es particularmente útil cuando hay personas trabajando en oficinas remotas, ya que podrán conectarse de manera eficiente y rápida con la sede central.
- Nube:las soluciones de software doc umbasadas en Cloud para el software documental requieren mucho menos trabajo para departamento interno de TI de una compañía, ya que el equipo proveedor es quien se ocupa de la mayor parte del trabajo. Esto significa que ofrece un software como servicio, en donde los miembros del equipo puedan trabajar juntos siempre que tengan una conexión a Internet.
- Base de datos:un paquete de software de este tipo generalmente se integrará con cualquier estructura de base de datos que se esté utilizando. Vinculará las imágenes y los datos.
La evolución de la tecnología documental
La tecnología documental, tal y como la conocemos hoy, no apareció de la nada. Por tanto, es recomendable conocer la evolución de la tecnología de documental para entender mejor cómo su implementación puede aumentar los niveles de eficiencia y la colaboración en la organización.
Las primeras versiones de la tecnología documental se centraron principalmente en la gestión documental y trabajos de impresión simples, mediante archivadores para almacenar aquellos documentos impresos que la empresa debía tener a mano durante un período determinado (para sus registros legales y fiscales), así como para poder controlar mejor las operaciones diarias. La seguridad consistía en poco más que unos cerrojos en armarios y puertas. Ahora, con el uso generalizado de ordenadores y la implementación de diferentes tipos de redes, la tecnología documental abarca desde servidores (internos o a través de un proveedor de servicios en la Nube) hasta los smartphones y tablets usados por teletrabajadores.
En la actualidad, paquetes de software documental sólido y desarrollado específicamente para diseñar, generar, almacenar, indexar, procesar y compartir documentos de alta calidad están optimizando las operaciones empresariales en todos los sectores. Las compañías están utilizando, además, lo último en tecnología documental para mejorar la comunicación y la colaboración, así como para procesar y difundir información a proveedores, clientes, inversores, el público general y la prensa de forma simultánea en una amplia variedad de formatos. Otra aplicación es el área de Recursos Humanos, donde el software documental resulta extremadamente útil para buscar y contactar con candidatos para vacantes. Las posibilidades son casi infinitas.
Aplicaciones de software documental en el ámbito empresarial
Es más fácil presentar una propuesta para implementar un software documental cuando estás al tanto de sus diferentes aplicaciones en el ámbito empresarial.
Primero, es importante subrayar que un software documental de calidad cubre el ciclo documental completo.. Es decir, los usuarios finales generalmente necesitan una herramienta de diseño de documentos para poder crear una plantilla dinámica y generar el documento final. Por otro lado, el software debe proporcionar canales de salida estándares para los archivos generados, como impresoras, bases de datos, otro ordenador, etc., así como permitir el almacenamiento de copias de seguridad y la distribución de los archivos por email y fax en una variedad de formatos y adaptándose a los requisitos concretos del negocio.
Además, un sistema completo de software documental permite que los empleados y clientes puedan escanear y almacenar sus propias firmas de manera segura, para su uso en documentos oficiales, como contratos y acuerdos de confidencialidad. Dada la delicadeza de esta información, las firmas deben estar protegidas mediante un tipo de encriptación adecuado para su implementación en pymes y grandes multinacionales.
Otra aplicación consiste en la gestión de recursos. Hay muchas organizaciones que gestionan grupos de archivos de imágenes, como logos e iconos, que sus empleados deben usar. Esto suele ser así para controlar la imagen corporativa y lograr uniformidad en las imágenes que utiliza en diferentes tipos de documentos, desde manuales de usuario hasta correos electrónicos promocionales que requieren un logotipo.
Otra aplicación típica es la optimización de los procesos de impresión y el control sobre lo que se imprime. Es decir, el software documental permite a las empresas, entre otras opciones, mantener un control centralizado de los trabajos de impresión realizados por oficina y empleado, restringir el uso de tóner, agilizar las transferencias de los archivos de impresión, etc.
El software documental también proporciona un valor adicional en el procesamiento previo y posterior de los archivos. Por ejemplo, es posible clasificar los archivos de entrada de acuerdo a criterios como el tamaño o el peso del documento, el código postal o el nombre del cliente, etc.
En cuanto a la generación de documentos, una de las aplicaciones principales del software documental consiste en la generación de archivos de impresión en diferentes de formatos. De hecho, en la actualidad, un buen sistema documental genera una gran variedad en formatos de salida, desde las típicas salidas de PDF y PCL, hasta HTML5, y soporta diferentes canales de distribución.
Retos en Tecnología documental: el futuro
Como cualquier otra tecnología en constante evolución, se esperan grandes desafios en el área de la tecnología documental.
Los archivos cada vez más grandes y el creciente número de documentos almacenados a nivel corporativo requerirán sin duda una mejora en la tecnología subyacente, desde el espacio del servidor hasta el ancho de banda. Para aquellas empresas con implementación en la Nube, satisfacer estas crecientes necesidades debería ser bastante trivial, ya que el trabajo será externalizado al proveedor.
Otro desafío consistirá sin duda en las amenazas informáticas. Los profesionales de TI necesitarán estar un paso por delante de hackers y otro tipo de amenazas que pretenden entrar en la red interna y acceder a información confidencial. En este punto, la formación del personal es crucial, ya que, además de aprender cómo aprovechar al máximo todas las funcionalidades del software, aquellos empleados que conocen sus obligaciones en seguridad podrán proteger mejor sus equipos de los intentos de phishing y de otras actividades de malware.
Incrementar la eficiencia es uno de los objetivos principales de cualquier organización que decida implementar un sistema de tecnología documental y el software correspondiente. Por tanto, el software documental evolucionará de manera natural, en respuesta a las cambiantes condiciones del lugar de trabajo, las necesidades de cada empresa y de sus Clientes.
Por esa razón, un director de TI debe elegir un desarrollador y proveedor de software que siga las mejores prácticas y ofrezca un software moderno que garantice continuidad. Esos son los factores que garantizarán que la empresa obtenga el mejor rendimiento de su inversión en tecnología de software documental.
Referencias:
- Business 2 Community: 7 Powerful Advantages of Using a Document Management System
- Webopedia: Document Management
- Information Week: Seven Steps to IT Transformation
André Klein
Consultor Freelance para DocPath