Hasta hace poco, la relación que las administraciones públicas (AA PP) mantenían con las nuevas tecnologías era más bien escasa, por no decir, que en muchas de ellas la presencia de una infraestructura TI sólida resultaba inexistente. Sin embargo, los buenos resultados alcanzados por organizaciones privadas, que apostaron por la tecnología, y la aparición de normativas que obligan a la Administración a establecer organismos que permitan una relación más fluida con el ciudadano, han hecho que la situación cambie de forma extraordinaria.
En la actualidad, las empresas se enfrentan a la necesidad de comunicarse con empleados, clientes y proveedores mediante diferentes tipos de documentos electrónicos con la garantía de que la integridad y la autenticidad sea constante en ellos.
Desde un punto de vista tecnológico, la firma electrónica ha marcado un punto de inflexión en el funcionamiento de las AA PP, ya que gracias a esta aplicación es posible tramitar un gran número de solicitudes sin tener que desplazarse físicamente.
Apuesta por un nuevo modelo
Existe confusión en la sociedad entre firma electrónica y firma digital, aunque la diferenciación en el ámbito profesional está clara. La firma electrónica es una firma digitalizada que se ha almacenado en un soporte hardware; mientras que la firma digital es un componente software (certificado y clave).
Quizá sea más fácil entenderlo diciendo que la firma electrónica de documentos se basa, por ejemplo, en la digitalización o escaneado de la firma original del interesado o la foto de esta rúbrica. En otras palabras, es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Y la firma digital es un esquema matemático digital, que añade información extra al documento que permite identificar y autentificar el emisor y sus datos mediante una encriptación de la clave pública de la firma digital. Cualquier modificación del documento invalida la firma electrónica y el documento pierde su validez legal.
Por tanto se puede decir, que una firma electrónica es un concepto más amplio e indefinido desde el punto de vista tecnológico y por ello una expresión más genérica, y la firma digital es un tipo especifico de firma electrónica.
La Administración ha sido la primera en advertir que el modelo clásico basado en transacciones en papel no es lo suficientemente operativo, ya que requiere la presencia física para obtener la firma del documento. En esta línea se sabe que hasta un 40% de los usuarios que aún no ha obtenido la firma digital se ve expuesto a paralizaciones en sus procesos administrativos. De hecho, hasta un 23% de los usuarios ve retrasado sus trámites por no poder firmar digitalmente los documentos y tramites.
Empresas, públicas o privadas, de cualquier sector de actividad pueden beneficiarse de la firma digital en sus comunicaciones diarias, ya que tiene valor jurídico y garantiza: la identificación del firmante de forma única; la integridad del contenido firmado; y el no repudio del firmante.
En el mercado tecnológico existe un gran número de empresas dedicadas a la fabricación de software de gestión documental que han incorporado la funcionalidad e-Sign, que permite producir documentos con firma electrónica en base de la firma digital. Esta herramienta es útil para realizar trámites financieros a través de Internet, la firma de facturas electrónicas o eFactura, así como para la comunicación digital con la Administración Pública.
Entre las ventajas de las herramientas de tipo cabe destacar: su seguridad, porque certifica tanto la identidad del firmante como la integridad del documento; su confidencialidad, ya que el contenido es conocido exclusivamente por las partes que intervienen; la sencillez, pues se basa en el principio criptográfico de clave pública y clave privada, que se utiliza para poder cifrar los documentos y desencriptarlos posteriormente; la automatización de la gestión, porque repercute positivamente en los departamentos de administración y contabilidad al optimizar el tiempo de trabajo; el ahorro de costes, al eliminar el papel y la tinta, lo que otorga a la empresa una imagen sostenible; y la reducción de espacios, ya que posibilita almacenar los documentos en formato PDF en sus propios sistemas de información. No hay que olvidar que su almacemamiento y recuperación, a su vez, conllevan otros gastos en la partida del personal que los gestiona.
Uno de los sectores, que junto con las AA PP ha advertido las ventajas de la firma electrónica, ha sido el de la banca, ya que ha puesto al servicio de sus clientes la posibilidad de acceder a sus cuentas mediante la banca electrónica. Además, con los dispositivos móviles, como las tabletas o smartphones, estas herramientas tecnológicas cada vez son más fáciles de utilizar.
No solo cabe destacar que la retroalimentación entre el sector privado y el público, en el ámbito tecnológico, es también un hecho, ya que la comunicación directa entre las AA PP y los ciudadanos es cada vez más fluida gracias a los avances tecnológicos de las empresas de fabricación de software de gestión documental, sino el gran ahorro de costes, que supone para una empresa, tener más de la mitad de sus documentos legales de forma electrónica.
Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath