Las compañías tecnológicas punteras -y en especial las fabricantes de tecnología documental- que mantienen una fluida comunicación con sus clientes son conscientes de las necesidades empresariales a las que estas se enfrentan con el paso del tiempo. Ese feed-back proporciona la información necesaria para que dichas empresas puedan reinventarse y ofrecer una migración fácil y segura desde plataformas obsoletas.

¿Cuáles son los factores clave que avalan el éxito de una migración? En primer lugar, que el nuevo software reemplace de una forma segura al producto desfasado, para que garantice la conservación íntegra de los datos. Y en segundo lugar, que este proceso permita la ampliación de las funcionalidades acordes con las necesidades del negocio en un mercado en ebullición tecnológicamente hablando.

Los retos de la implantación de un nuevo sistema de gestión documental pueden parecer numerosos, pero si se trata el proceso de migración de datos, con buenas prácticas, se podrán evitar los posteriores problemas. Para conseguir un reemplazo satisfactorio, es necesario contar con un enfoque sólido, así como con los recursos y los tiempos adecuados. Solo de esta forma, se podrá confiar en que el nuevo sistema soportará el proceso empresarial.

Renovarse o desaparecer

El primer paso consiste en la realización de una asesoría técnica por parte de la empresa fabricante de software de tecnología documental, que haya sido seleccionada como proveedora. Es muy conveniente involucrar, además de los miembros del equipo TI, a otras áreas que, aunque sea de forma colateral, puedan estar implicadas en el proceso migratorio. Por ello, con el fin de optimizar la implantación de la nueva estructura, se creará un equipo multidisciplinar que esté formado por el personal TI y por, al menos, un representante de cada área funcional de la compañía. De esta forma, cada departamento trasladará al personal técnico las funcionalidades utilizadas en su área, con el fin de que este proceso no altere las aplicaciones ya existentes y respete cada una de las necesidades organizativas.

Igualmente, involucrar a la dirección en la migración también es importante, ya que su visión global ayudará a darle una perspectiva de conjunto y así el equipo formado podrá tener en cuenta todos y cada uno de los aspectos cruciales del proceso.

El procedimiento

A la hora de extraer e importar los datos del viejo al nuevo sistema de gestión documental, también hay que tener en cuenta las características técnicas del personal TI que lo va a realizar. Dependiendo del sistema heredado, la extracción de los datos puede implicar la codificación del software y el uso de otros paquetes que ayuden a realizar el proceso. En estas situaciones es necesario barajar la posibilidad de capacitar a otros empleados internos o, incluso, externalizar el proceso. Como es lógico cada una de las opciones tiene sus costes y ventajas.

Al hablar de proceso de migración hacia un nuevo sistema de gestión documental, se está teniendo en cuenta que no es un evento puntual. De hecho, una de las primeras creencias que cometen algunas empresas es precisamente eso, actualizar su software como si de algo rápido y concreto se tratase. Craso error, ya que es algo que puede derivar en algo mucho más complejo, en donde existe un procedimiento técnico que debe estar bien planificado de principio a fin y detallado en cada una de sus etapas.

Partiendo de este enfoque, las facetas que se deben tener en cuenta en el proceso de migración son:

  • Tiempo: determinar cuántas migraciones serán necesarias para poder calcular su duración de implantación.
  • Capacitación: formar el equipo que vaya a realizar el trabajo, ya que de esta forma será más fácil determinar el origen de los datos, cuál es su condición y a qué tablas y campos del nuevo sistema hay que migrar. Tener conocimiento del nuevo software es vital para poder entender cómo funciona y de esta forma tomar las decisiones acertadas.
  • Optimización: reducir al máximo el número de variaciones de la migración. Se debe evitar la continua modificación de datos y conceptos, ya que esta serie de cambios puede alterar alguna de las áreas implicadas, lo que provocará la falta de fluidez del proceso.
  • Pruebas: cuanto más minuciosa sea la verificación de los datos en el nuevo sistema, más probabilidad hay de que el proceso sea un éxito. Para ello, se planificará un calendario de pruebas, en un entorno de pruebas, exacto al entorno de desarrollo dónde se vaya a lanzar la nueva aplicación.

No cabe duda, de que la migración tecnológica concebida como una adecuación a la nuevas exigencias del mercado conlleva unos beneficios económicos, que las empresas pueden cuantificar en un periodo de tiempo a corto-medio plazo. Pero además, existen otros beneficios indirectos de una migración hacia un sistema de gestión documental avanzado -que también tienen una repercusión en el incremento de la productividad- entre los que destacan: la mejora en los procesos de negocio; un mejor rendimiento, ya que no se pierde tiempo en las operaciones realizadas en un software obsoleto; y una mayor motivación de los empleados, que optimizan su trabajo debido a esta renovación tecnológica.

Julio A. Olivares
Presidente y Fundador de DocPath