Las mejoras en la productividad y las oportunidades de ahorro en impresión continúan avanzando. De hecho, su evolución va a la par con los cambios a nivel empresarial y con la implementación de software y procesos de optimización de impresión. Actualmente, las distintas técnicas empleadas para gestionar el entorno existente son sólo el comienzo y seguramente surgirán más cambios a corto plazo.Un buen ejemplo son las soluciones MPS (Managed Print Services) , que están en un proceso contínuo de mejora.
Por sí solo, estudios indican que un servicio de impresión correctamente gestionado puede crear ahorros de entre 10% y 30% en costes de impresión. Además,, la aplicación de un plan de optimización de impresión puede hacer que la compañía ahorre entre un 20% a un 30% en los costos. Es decir, , la reducción total en costes puede alcanzar un significativo 50%.
¿Qué es la optimización de impresión?
A menudo se menciona la optimización de procesos de impresión al hablar de impresoras / RIP y software para la impresión de datos variables (IDV). Es un modelo de impresión que suele separar aquellos textos e imágenes similares en documentos en una tirada de impresión, de aquellos que serán diferentes en cada documento. También permite que la impresora procese en cada ejecución un código que describa los texto y los gráficos sólo una vez para documentos similares, en lugar de hacerlo una y otra vez en cada tirada de impresión.
La optimización de impresión surge del conjunto de buenas prácticas de la industria gráfica. Así, una empresa puede crear una estrategia progresiva de ahorro de costes de impresión, con el fin de obtener mejores servicios, beneficios a corto plazo y costes reducidos mediante una combinación de fax, impresión y copia eficientes, junto con la aplicación de los principios de gestión de proyectos en TI. La gestión de optimización de impresión se basa en los principios de sostenibilidad medioambiental, interfaces fáciles de usar, un ROI rápido y una solución corporativa global. Mediante ese proceso, se adopta un enfoque proactivo en la supervisión de los servicios, con la garantía de que los procesos empresariales y de impresión se automatizan. En consecuencia, la idea principal detrás del software de gestión de impresión es producir documentos de datos variables de forma mucho más rápida que una empresa que no tenga implementada la tecnología de optimización.
¿Cómo podemos reducir los costes de la impresión y otros relacionados?
Hoy en día, puede resultar difícil encontrar una solución de gestión de la impresión que implique una inversión inicial mínima y reduzca los costes de impresión al tiempo que mejora la productividad. Por tanto, surge la pregunta, ¿Cómo es posible optimizar los gastos de impresión y otros relacionados? Una forma consiste en crear un listado detodos los dispositivos de impresión, escaneo y copia.
Para ahora, una empresa primero necesita entender los costes relacionados con cada dispositivo. Por ejemplo, cada impresora tiene un rango óptimo de utilización, que consiste en un número máximo de hojas impresas que el fabricante recomienda para cada ciclo de trabajo. Lógicamente, los costes pueden reducirse si la impresora solamente opera dentro de ese rango óptimo recomendado.
Como parte del proceso de gestión de la impresión, otra manera de optimizar el proceso de impresión consiste en supervisar el entorno de impresión para poder detectar ciertas tendencias a largo plazo y comprobar el historial de los dispositivos a la vez. A esta información se suele poder acceder fácilmente, ya que queda registrada para toda la flota de impresoras. Cuando se detecte una tendencia de uso y gasto viable para optimizar el proceso, quizás es el momento para aprovechar esta oportunidad.
Un método más de optimización del proceso de impresión incluye la correcta ubicación de los dispositivos. Si las impresoras más eficientes se encuentran cerca de las zonas de alto volumen de impresión, es muy probable que la empresa reduzca los costes relacionados. Aquí, un software de optimización de impresión adecuado utilizará informes generados para proporcionar información muy útil referente a dispositivos infrautilizados y otros sobreutilizados, y puede asignar dispositivos en función del volumen de impresión.
La implementación de estas propuestas garantiza que los dispositivos más adecuados se encuentren en la ubicación correcta e impriman el número óptimo de páginas al menor coste. Además, al implementar un software de optimización de impresión, podrían volverse visibles otros problemas, como un descontrol importante en la impresión a color, o una flota de impresoras demasiada grande. Es decir, la impresión engloba un gran número de desafíos que solamente pueden solucionarse mediante un producto adecuado de optimización de impresión.
Un método a menudo subestimado para ahorrar costes de impresión es la implementación de procesos y software que reducen el consumo de tóner y tinta. Consulte el artículo «Cuándo y cómo usar y ahorrar tóner de manera eficiente» para obtener más detalles.
¿Cómo ayuda el software de optimización de impresión exactamente?
Con un buen software de optimización de impresión, es posible tener un gran número de oficinas o delegaciones con un entorno de impresión centralizado y un tráfico global optimizado, ya que dicho software se integra facilmente dentro de las tecnologías de área amplia, o WAN. Descargar los drivers de impresoras suele consumir bastante ancho de banda, lo cual afecta a las estaciones de trabajo. Mediante un software de optimización, es posible evitar el proceso de descarga por WAN y descargar los drivers localmente, mejorando tanto la velocidad de descarga, como la eficiencia del proceso.
Por otro lado, este software también permite optimizar los flujos de datos de impresión enviados al spool de la impresora, por ejemplo al comprimir trabajos de impresión a través de la tecnología de compresión integrada. Al fin y al cabo, archivos pequeños afectan poco y, por lo tanto, facilitan el tráfico dentro de la red. Del mismo modo, el software de optimización de impresión permite a las impresoras imprimir directamente desde ordenadores de usuario. Es decir, crea una especie de línea recta que transmite tareas de impresión entre estaciones de trabajo e impresoras. Como consecuencia, los trabajos de impresión no van pasando de un lado a otro dentro de la red WAN – algo que suele sobrecargar el ancho de banda innecesariamente. Con el software de optimización se logra liberar ancho de banda WAN, que puede aprovecharse para ejecutar otras aplicaciones y reducir el tiempo de tareas de impresión individuales, evitando picos de impresión que pueden ralentizar los procesos y generar frustración generalizada entre los empleados. De este modo, el software de optimización de impresión no solamente mejora los procesos de impresión, sino que, además, incrementa el rendimiento global dentro de la organización.
Además, dado que este software se basa en interfaces fáciles de usar, los empleados suelen poder instalar el programa ellos mismos y llevar a cabo tareas que anteriormente delegaban en el personal de Soporte o Sistemas. Mediante el software de optimización de impresión, se eliminan numerosos procesos técnicos que solían requerir de ayuda. Otra opcion para mejorar es colocar un mapa de planta en cada estación de trabajo, que informa de la ubicación de las impresoras más cercanas.
Por último, cabe destacar que el software de optimización de impresión crea un sistema de gestión centralizado que permite organizar y configurar impresoras individualmente o en bloque, desde una sola fuente. Es decir, ofrece un control global sobre las impresoras dentro de la empresa. Todas estas actividades se pueden llevar a cabo con estadísticas integradas, que proporcionan datos muy útiles acerca del uso de las diferentes impresoras
Implementar un software de optimización de impresión es una idea noble para aquellas empresas que busquen mejorar su control sobre los procedimientos de impresión y optimizar las condiciones de sus redes. Es una herramienta estratégica capaz de agilizar la toma decisiones y de priorizar el rendimiento dentro de la empresa.
Para más información relacionada acerca de los beneficios del software de impresión,
lea este artículo…
Referencias:
- http://realwebgeeks.com/2016/01/print-optimization-software-an-overview.html
- http://www.citationsoftware.com/faqPrintoptimization.htm
- http://www.cbc.radio-canada.ca/en/reporting-to-canadians/sync/sync-issue-2-2012/print-optimisation-program/
André Klein
Consultor Freelance para DocPath