Antes de la era digital, un documento podía estar circulando durante semanas antes de que contuviera todas las firmas necesarias para convertirse en un documento oficial. De hecho, se tardó más de un mes en obtener todas las firmas en la Constitución de los Estados Unidos, y no fue precisamente por indecisión.
Incluso en esta era, muchos documentos importantes necesitan ser firmados por directores, jefes de departamento o de equipo, por socios cuando se trata de un acuerdo comercial, etc. lo que implica que los documentos van pasando de inbox en inbox. Durante ese tiempo, a las personas involucradas sólo les queda esperar que todo el mundo entienda lo que hay que firmar y donde.
El software de firma digital existe ya más de 15 años. Las primeras versiones de este tipo de tecnología documental eran bastante tediosas de usar y, a pesar de las numerosas innovaciones, muchas organizaciones siguen sin aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece. En la mayoría de los casos, la necesidad de funcionalidades como la firma digital pasa desapercibida para aquellos empresarios que están más enfocados en impulsar sus negocios hacia adelante. Suelen ir superando los batches y problemas sin más, sin darse cuenta de la facilidad y eficiencia que el software de firma digital podría aportarles en su día a día.
Craig Le Clair, analista de Forrester, escribió hace poco: «Los dispositivos móviles, la creciente implementación de SaaS, los cambios regulatorios en Europa y las altas expectativas en seguridad y exactitud digital contribuirán significativamente a la adopción generalizada de la firma digital en los próximos cinco años».
Estamos de acuerdo. Sin duda, la tecnología de software documental con funcionalidades de firma digital integradas se convertirá en la norma muy pronto.
¿Qué es el software de firma digital?
La firma digital se compara a menudo con una «huella dactilar». La tecnología documental codifica la firma de un usuario en un mensaje cifrado, para permitir que sea almacenada y transmitida de manera segura. Además, una firma digital asocia a la persona que firma un documento con el documento final firmado, en una transacción que se registra de manera segura. Los usuarios reconocidos por el sistema registran su firma en una tablet o smartphone, principalmente, mediante el software de firma digital, para establecer su firma electrónica única. Después, el usuario repite, o aplica, la firma cada vez que desee ser asociado a un documento específico.
Introducción a la firma digital integrada con tecnología documental
Para seguir el ritmo de los avances tecnológicos y de las necesidades empresariales, tan cambiantes, las nuevas herramientas de integración con firma digital no sólo deben ofrecer las ventajas básicas del software de firma digital estándar, sino también integrarse con las funcionalidades de firma digital más avanzadas y ampliamente utilizadas, como las de las herramientas DocuSign® y Adobe®Sign.
DocuSign es un software de firma digital probado que permite a sus usuarios firmar documentos existentes, así como documentos generados en tiempo real por software específico de generación documental. También ofrece la posibilidad de crear documentos y enviarlos a otros usuarios para firmarlos de forma segura. Este proceso se puede realizar mediante la integración directa con la tecnología de software documental de una organización, optimizando así el proceso global.
En DocPath, nuestra misión es proporcionarles a nuestros Clientes soluciones de software de tecnología documental avanzadas que agilicen al máximo sus procesos empresariales. Por ese motivo, nuestro portafolio de soluciones de Output Management incluye funcionalidades que aportan nuevos niveles de facilidad, seguridad y exactitud a la forma en la que nuestros clientes manejan sus documentos, tanto internamente como fuera de la empresa. Así, nuestro nuevo producto de software documental permite a las organizaciones beneficiarse de la plena integración de nuestras soluciones con las aplicaciones de firma digital más avanzadas en el mercado actualmente, como DocuSign y, más adelante, Adobe Sign.
¿Por qué integrar la tecnología de firma digital?
Cuando tecnología de software documental se integra con software avanzado de firma digital, permite a las empresas crear y utilizar firmas digitales altamente seguras, para la verificación, asignación y autorización de documentos. De esa manera, se agilizan al máximo sus procesos de autorización.
Además, con este tipo de integración, organizaciones de cualquier sector y tamaño pueden aprovechar todas estas características al tratarse de una solución que ofrece facilidad, simplicidad y una interfaz amigable que lo convierte en un software de alto rendimiento y fácil de usar.
Las ventajas de la integración de la firma digital
Con estas nuevas funcionalidades, integradas en nuestro software de firma digital, una compañía obtendrá mucho más que seguridad y eficiencia, ya que fue diseñado para ser altamente ágil e intuitivo, permitiendo una integración e operación eficientes dentro de cualquier red corporativa.
Escalabilidad, Fiabilidad, Velocidad
Cuando se integran los principales servicios de firma digital con tecnología documental avanzada, ofrecen la escalabilidad necesaria para que las empresas crezcan sin tener que preocuparse de si su software de firma digital todavía está al día.
Las últimas funcionalidades de verificación y autenticación ayudan a las organizaciones a aprovechar al máximo los recursos a su disposición, al reducir el tiempo de firma y poder entregar un documento en cuestión segundos. En otras palabras, esta integración les deja mucho más tiempo para dedicarse a lo que realmente importa: su misión como negocio.
Los conductores de una empresa logística, por ejemplo, podrán utilizar dispositivos móviles para firmar al terminar sus rutas y ofrecer un medio de firma segura a los clientes durante sus rutas. Por otro lado, los clientes del sector bancario podrán firmar documentos digitales en formato PDF, lo cual incrementa considerablemente los niveles de seguridad y eficiencia. Las posibilidades son prácticamente infinitas.
Además, esta tecnología de software documental no se limita solamente a dispositivos móviles con pantalla táctil.Se pueden crear firmas digitales aplicables mediante una simple tecla o comando. De esa manera, aquellos dispositivos que no reconozcan firmas manuscritas, podrán incorporarse dentro de la arquitectura de transmisión segura de la compañía.
La integración de DocPath con el software de DocuSign, por ejemplo, permite a los usuarios, entre otras características, enviar un documento por correo electrónico a otros usuarios que también usan nuestra herramienta para firmar documentos digitalmente en un orden específico. Esta funcionalidad lo convierte en una excelente métrica para documentos con una cadena de custodia estricta, ya que un usuario podrá firmar un documento y enviárselo por correo electrónico a otro usuario, quien podrá firmar el mismo documento y, a su vez, enviárselo al siguiente en la cadena, y así sucesivamente. Es decir, la velocidad con la que se pueden distribuir documentos para firma se incrementa considerablemente y se crea un registro claro de quién lo ha visto y cuándo.
La integración de tecnología de software documental y software específico de firma digital permite también que las empresas puedan realizar transacciones completas con un simple gesto digital Imagínate lo productiva que puede ser una organización cuando todos sus empleados estén tan capacitados.
Y hay más…
DocuSign es un gran producto, pero para aquellos que estén más familiarizados con Adobe Sign, también ofreceremos integración con Adobe Sign en breve. Se trata de otra aplicación potente y flexible de firma digital, con todas las ventajas de nuestra integración de DocuSign. Sin duda, estos nuevos servicios potenciarán enormemente cualquier negocio.
Nota legal: DocSign es una marca registrada de DocuSign, Inc. Adobe y Adobe Sign son marcas registradas o marcas comerciales de Adobe Systems Incorporated en los Estados Unidos y / o en otros países. Este artículo no pretende sugerir o implicar ningúna asociación o acuerdo con DocuSign ni de Adobe.
Fuentes:
- http://www.itsecuritynews.info/a-new-age-of-digital-signatures-is-upon-us
André Klein
Consultor Freelance para DocPath