Una solución documental electrónica para el proceso completo de documentos BOL agiliza el proceso empresarial de una empresa líder en la industria de electrodomésticos.
En búsqueda de una solución de impresión para BOL
En el 2016, la división norteamericana de una corporación multinacional y fabricante de electrodomésticos se vio ante la necesidad de implementar una solución digital para sus procesos documentales relacionados con su área logística. El objetivo era conseguir una reducción importante en el volúmen de documentos impresos, concretamente de los documentos BOL (del inglés: Bill of Lading), y agilizar todo el proceso relacionado mediante un sistema de software documental integral de gestión, archivado y firma electrónica.
Antes de implementar el software documental de DocPath, la empresa generaba la documentación en PCL, imprimía los documentos BOL y albaránes de manera manual desde su sistema AS400 y su departamento logístico preparaba e imprimía todos los documentos correspondientes a cada ruta al principio del día. Además, solían producir múltiples copias impresas de un mismo documento, con un mínimo de dos: una para archivado interno y otra para el conductor. Así, el conductor, al llegar a la oficina para recoger la documentación correspondiente, firmaba ambas copias para que la empresa tuviera una copia para uso interno.
Una solución documental digital para el proceso completo de BOL
La solución de software documental propuesta e implementada por DocPath consiste en un producto específico para la optimización y digitalización de procesos logísticos, que se ha integrado directamente en el sistema de la multinacional. Consta de un servidor central de procesamiento de tipo Web service instalado en un Windows Server, una aplicación con interfaz intuitiva (“kiosko”) instalada en diferentes ordenadores con Windows 7 para su uso por los administrativos y los conductores, así como otras aplicaciones DocPath específicas para firma, archivado y recuperación.
Beneficios específicos para el área de logística
Mediante la solución de DocPath, la multinacional ha reducido el volúmen de documentos impresos de manera drástica y ha agilizado considerablemente los procesos de firma, archivado y recuperación de los documentos. El software documental de DocPath se ha instalado en todos los almacenes para transporte de la multinacional, así como en los puestos de revisión de carga. De esta manera, ahora, el personal del departamento logístico de cualquier almacén puede preparar la documentación digital de manera mucho más rápida, ya que todo el proceso de generación de BOL y de los albaranes se ha automatizado al máximo y solamente se necesita una sola copia de cada documento. Por otro lado, tanto los documentos BOL como los albaranes se generan no solamente en formato PCL, sino también en PDF, para su correcta visualización en pantalla, firma electrónica por el conductor y almacenamiento digital, lo cual facilita enormemente el archivado y la recuperación de dichos documentos firmados.
Procesos administrativos reducidos
También los conductores se han visto beneficiados por el nuevo proceso. Ya que el personal logístico obtiene la documentación requerida de manera más rápida mediante el software de DocPath instalado en su PC y el conductor solamente necesita firmar la documentación electrónicamente y una sola vez mediante una tablet incorporada en el “kiosko” digital correspondiente, el tiempo de espera para recibir su documentación y realizar otras tareas administrativas inherentes a su trabajo ha disminuido de manera considerable. Además, todo el proceso se realiza a través de una interfaz fácil de usar y adaptada a la imagen corporativa de la compañía.
Las fases del proyecto
El proyecto se ha llevado a cabo en 4 fases:
1. Pre-análisis: Durante la fase inicial se reunieron y establecieron el alcance y los requisitos del proyecto.
2. Análisis, planificación y diseño: Después de la confirmación del cliente, se analizaron los requisitos del cliente, se planificaros las tareas del projecto y se fijaron las fechas de implementación para cada paso.
3. Implementación: Durante un periodo de 3 meses, se terminó de desarrollar y se implementó la solución. Durante esta fase, también se usó un entorno de prueba durante varias semanas. Una vez confirmada su correcta operación, se instaló un puesto kiosko piloto.
4. Cierre: Durante el mes de mayo 2017, y después de confirmar la correcta operación del puesto kiosko piloto, el resto de los puestos kiosko pasaron a la fase final de producción.
Resultados óptimos
La perfecta adaptación del software de DocPath a las necesidades específicas de la compañía, en combinación con una integración fácil con su sistema existente ha permitido a la empresa transformar el proceso de gestión y generación de sus documentos logísticos -BOL y albaranes- en un tiempo récord. El software se ha instalado en todas las almacenes base para transporte de la compañía en los EE.UU.
El elevado índice de satisfacción del cliente con el funcionamiento de esta solución de software documental robusta y fácil de usar ha motivado a la multinacional aumentar las capacidades con otras funcionalidades avanzados, como el ahorro de tóner.