Tras la fusión empresarial de una gran compañía brasileña, la tecnología DocPath ha conseguido centralizar y consolidar los diversos procesos documentales originarios en una gestión documental integral y eficiente.
Nueva identidad corporativa
En el año 2012, una empresa brasileña asumió la identidad corporativa de otra, que a su vez gestionaba dos grandes cadenas de tiendas de electrodomésticos. Como resultado, la nueva organización reunía una gran disparidad de tecnologías que dificultaba el proceso empresarial. Además, el gran volumen de la compañía -que está presente en 18 Estados y en el Distrito Federal, y que cuenta con más de 1.000 tiendas y alrededor de 67.000 empleados- dificultaba el proceso documental.
La trayectoria de las dos cadenas de electrodomésticos en el mercado brasileño se remonta a los años cincuenta. Y en la actualidad, la nueva formación se ha consolidado como una de las mayores tiendas del mundo con unas ventas brutas de 24.9 mil millones de reales brasileños en 2013 (alrededor de 8.217 millones de euros).
El documento y su gestión como objetivo
Cuando en febrero de 2012 la compañía asumió la nueva identidad corporativa, se encontró con una gran variedad de tecnologías, que dificultaba la gestión documental empresarial. Solo a modo de ejemplo, cabe destacar, que se trabajaba con el sistema operativo zOS en el entorno central para el procesamiento masivo de documentos; con Unix (IBM AIX) en la impresión masiva de documentos y el entorno Web; con iSeries en su centro de distribución; y una distribución de Linux en la red de tiendas, entre otros.
Desde que el año 2013 se implementó la tecnología de gestión documental avanzada de DocPath, a través de RICOH en calidad de Partner (anteriormente denominado IBM), se puso fin a la caótica convivencia de las diferentes plataformas y formatos, que complicaban los procesos sencillos como la generación de los documentos corporativos en uno de los entornos; y, más aún, si se pretendía combinar varios sistemas operativos. La estrategia de la tecnología documental de DocPath radicó en poner el foco en el documento y, de esta forma, fue posible la convergencia total de todas las plataformas y formatos.
Óptima sustitución
A pesar de la disparidad de tecnologías, no existió ningún problema entre las plataformas de gestión documental antiguas y la nueva, aunque se vieron obligadas a convivir durante mucho tiempo debido a la compleja situación de la que se partía.
En la actualidad, la tecnología documental de DocPath se ha convertido en el estándar desde el cual se desarrolla toda la gestión documental de la compañía. La organización cuenta con un centro de tecnología innovador, que opera las 24 horas del día los 365 días del año, lo que proporciona agilidad, excelencia y estabilidad a todas las operaciones de la empresa.
Soluciones de gestión documental implementadas
Las soluciones de gestión documental de DocPath, que la compañía ha implementado y que han simplificado y unificado el proceso documental son las siguientes:
- DocPath Business Suite Pro para iSeries, que se utiliza en el Centro de Distribución, dónde se generan informes y, sobretodo, documentos con códigos de barras.
- DocPath Remote Office Printing para Linux, es utilizada en las más de 1.000 tiendas, en las que se generan los documentos de negocio en los formatos PCL y ZPL.
- DocPath WebDocs Generation, que funciona en Java para Unix (AIX) y que genera documentos online y bajo demanda, en formato PDF para las aplicaciones corporativas disponibles en la Web/Intranet.
Integración satisfactoria
La compañía valora muy positivamente la implementación de la tecnología documental de DocPath debido a la integración total y satisfactoria de los diferentes entornos, que fueron agregados durante la fusión. El proceso fue transparente y, por ese motivo, se consiguió mejorar la eficiencia documental de la empresa. Además, la potencia y estabilidad del software de gestión documental DocPath fue la razón por la que se incorporaron nuevas funcionalidades y soluciones documentales con el paso del tiempo.
De esta manera, la compañía ha ido renovando regularmente su confianza en los servicios de mantenimiento y soporte de DocPath, ya que con su tecnología ha ayudado a conseguir el objetivo de convertirse en una empresa cada vez más sólida, respetada y querida por sus clientes, empleados y socios comerciales.