Visión general de los beneficios de la gestión documental para el sector bancario
Según los últimos estudios llevados a cabo por Forbes, el sector bancario se encuentra entre los principales mercados verticales, con un mayor potencial de crecimiento en cuanto a inversión en IT se refiere. Este dato no es ninguna sorpresa, dada la gran cantidad de transacciones que realizan a diario y los esfuerzos de los bancos por optimizar sus procesos.
Sin embargo, a pesar de los avances en la gestión y transmisión de datos, un gran número de las comunicaciones internas o externas con diferentes bancos o clientes, siguen realizándose en papel. Estos documentos confidenciales se encuentran por lo general almacenados por sistemas de gestión documental anticuados con opciones de accesibilidad limitadas.
Por tanto, la necesidad de una gestión de documentos más eficiente se ha convertido en uno de los objetivos primordiales para cualquier banco. Ya sea impulsado por la necesidad de agilizar procesos básicos, como préstamos y apertura de cuentas, o para cumplir con las exigencias propias de la organización, las soluciones de gestión documental son absolutamente necesarias para el buen funcionamiento de cualquier institución del sector bancario.
Beneficios principales de la implantación de un sistema de gestión documental
La implementación de una solución documental adecuada es una apuesta segura, tanto para las instituciones del sector bancario como para sus clientes. Entre sus beneficios, cabe destacar:
- Beneficios financieros: El manejo y el envío de millones de documentos, tales como extractos de cuenta, notificaciones, etc., supone un elevado coste para las entidades financieras. Mediante un sistema de gestión documental adecuado, conseguirán disminuir considerablemente estos gastos.
- Ahorro de tiempo para los bancos: Manejar documentos bancarios en formato de papel supone la utilización de recursos para un gran número de tareas manuales, como el ensobrado previo al envío por correo postal. Un sistema de software documental adecuado eliminará gran cantidad del papel y, por tanto, también muchas de las tareas manuales. De este modo, el banco podrá aprovechar mejor los recursos, y utilizarlos para otras tareas más importantes, al conseguir un ahorro de tiempo considerable.
- Ahorro de tiempo para los clientes: Con un sistema documental ágil, los bancos podrán ofrecer a sus clientes, de una forma rápida y eficaz, toda la información sobre sus cuentas. Así, los clientes podrán acceder a esta información vía Web, lo que reducirá de manera considerable los tiempos de espera y, por tanto, hará que los clientes estén más satisfechos. Además, también podrán firmar electrónicamente diferentes tipos de documentos bancarios, lo que se traduce nuevamente en un ahorro de tiempo y de costes para los propios clientes.
- Normativa: Llevar a cabo el cumplimiento de las normas legales y reglamentos, así como mantenerse actualizado de los cambios que se realizan continuamente es imprescindible para cualquier banco. Sin embargo, esta tarea puede resultar difícil cuando la mayoría de los documentos estén en papel y cuando el control del cumplimiento de dichas normas y reglamentos sea manual. Un sistema de gestión documental seguro resuelve estas necesidades, al proteger eficazmente los datos de sus clientes.
- Pistas de auditoría electrónica: Los bancos realizan auditorías internas y externas para asegurarse de que están cumpliendo con las normas y leyes establecidas, así como para mantener un registro exacto de todas las transacciones financieras realizadas. Estas auditorías se realizan de manera más eficiente y con mucho menos errores cuando se utiliza un sistema de gestión de documentos adecuado que posibilite llevar a cabo un seguimiento de todas las operaciones realizadas con cierto tipo de datos.
- Flujo de trabajo optimizado: En un sistema documental electrónico, la designación de cada flujo de trabajo es más ágil y eficaz, ya que los empleados pueden encontrar fácilmente los documentos y la información necesaria, a la vez que cumplen con los protocolos y procedimientos de trabajo.
- Beneficios medioambientales: El cambio a un sistema de gestión documental electrónico supone, además, un evidente beneficio para el medio ambiente. El consumo de papel disminuye de forma notable, lo cual supone una reducción en la tala de árbol y una disminución de residuos y productos químicos de deshecho.
Pautas claves en la aplicación de un sistema de gestión documental
Las ventajas de un sistema de gestión documental adecuado son evidentes, pero a la hora de optar por una solución u otra, un banco debe tener en cuenta las siguientes pautas:
- Hace falta centrarse en la información subyacente más que en el formato del documento.
- Es importante intentar aprovechar los activos existentes al máximo.
- Las arquitecturas deben ser fácilmente integrables.
- Se debe hacer hincapié en la facilidad de uso y flexibilidad.
En el sector bancario, la mayoría de los documentos son muy pesados. Por esta razón, quizás sea éste uno de los sectores en los que tiene más sentido el uso de tecnología avanzada para la gestión de sus documentos. Un sistema de gestión documental apropiado permitirá al banco diferenciarse de la competencia, garantizando así un servicio al cliente optimizado, una mejora de las operaciones TIC y una mayor protección de los datos confidenciales.
Por todo ello, está claro que el sector bancario necesita implementar un buen sistema de gestión documental para poder beneficiarse de las numerosas ventajas que ello supone. Un sistema que, además de facilitar, tanto al propio banco como a sus clientes, el acceso ágil y rápido a sus documentos, proporcionará también una mayor seguridad de los mismos.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath