Los documentos siguen siendo la vía principal de comunicación en la mayor parte de las organizaciones, ya sean grandes o pequeñas. Gestionarlos y distribuirlos de forma eficiente puede constituir un quebradero de cabeza para muchas entidades. De ahí, la importancia de contar con un buen software documental que permita optimizar los procesos de negocio, incrementar la productividad y como consecuencia de esto, los beneficios de la empresa. En este artículo veremos como las soluciones de Output Management pueden ayudarnos en este proceso.
A la hora de contratar tecnología documental, las empresas deben tener en cuenta diferentes aspectos: tener una herramienta integral que cubra todo el ciclo de vida de un documento, disponer de una solución escalable que tenga la posibilidad de crecer en función de las necesidades de la compañía, y contar con un software que sea fácilmente integrable con el resto de aplicaciones presentes en una organización.
Además de estas características más o menos generales, lo que de verdad aporta inteligencia a una solución de software documental es lo que se ha denominado Output Management, un conjunto de soluciones y metodologías que permiten aportar control y efectividad a todos los procesos documentales que lleva a cabo una compañía.
Las posibilidades que ofrece el Output Management son muy variadas y dependen, en buena medida, de la herramienta de tecnología documental contratada, ya que puede ser de bajo espectro o de carácter enterprise. ¿De qué depende? Principalmente, de la inteligencia de negocio que la solución aporte a la empresa.
Una solución de Output Management para cada necesidad
Las motivaciones que pueden llevar a una compañía a contratar servicios de Output Management e implementar software de Output Management en sus procesos de distribución e impresión de documentos son de lo más diversas. Desde la eficacia en la entrega de todo tipo de documentación a los clientes, con el consiguiente recorte de tiempos de recepción de esos contratos, pólizas, albaranes… de dos semanas a dos días; hasta la obtención de ahorros de costes que pueden alcanzar el 25 por ciento. Por ello, es importante hacer una consultoría previa para detectar cuáles son las necesidades de la empresa y qué podemos conseguir con la implantación de una u otra solución.
Estos son algunos escenarios a los que una organización se puede enfrentar:
Impresión bajo demanda en oficinas remotas
Para las organizaciones que cuentan con una red de oficinas, repartidas por diferentes zonas geográficas, controlar que los distintos usuarios utilicen la misma versión de un formulario, puedan obtener sus documentos impresos de inmediato o visualizarlos en pantalla, es de vital importancia. Conseguirlo es tan sencillo como apostar por una solución que facilite la implementación de un sistema de impresión integral para las diferentes delegaciones.
DocPath Remote Office Printing es una solución de Document Output Management que permite a los usuarios de cada una de las oficinas de una misma empresa, solicitar la creación de un documento y, al instante, obtenerlo impreso o visualizarlo en su propio ordenador. De este modo, se optimizan los recursos empresariales y se mejora el servicio al cliente.
Generación de documentos y distribución en entornos Web
Los clientes demandan cada vez más a las compañías la posibilidad de realizar todo tipo de trámites y consultas transaccionales a través de Internet. Esas demandas han sido respaldadas por nuevas normativas que obligan a las empresas públicas y privadas a ofrecer a sus usuarios algún medio de interlocución telemática. Por este motivo, es cada vez más importante contar con un sistema que permita la generación y distribución de todo tipo de documentos a través de la Web.
Con la implementación de la solución de Document Output Management, DocPath WebDocs Generation, los usuarios podrán solicitar la creación de un documento y, al instante, visualizarlo a través de su navegador. Gracias a esta solución, los clientes de una determinada organización no tendrán que desplazarse a su sede física para recoger la documentación que necesiten, ya que podrán hacerlo a través de Internet. De este modo, la imagen corporativa de la compañía que aplique este tipo de políticas se verá mejorada, al mismo tiempo que se reducen los costes asociados a la impresión y distribución en papel.
Entornos de alto volumen de impresión con diferentes pre- y post-procesos
Si imprimimos miles de documentos y queremos distribuirlos a diferentes clientes, deberemos tener en cuenta que a algunos les puede gustar recibir esa información en formato electrónico; y es posible que el resto tengamos que imprimirla. Además las impresiones de alto volumen, suelen ir acompañadas de lo que se conoce como post-proceso.
Las organizaciones que se enfrenten a este tipo de situaciones y que las consideren un elemento clave de su negocio, cuentan con una solución de Output Management completa, DocPath OutputDynamics. Esta solución modular y fácilmente integrable permite a las aplicaciones batch generar una amplia variedad de formatos de salida, tanto electrónicos como de impresión, incluidos PCL, PDF, PostScript y AFP; y manipularlos en pre- y post procesos para la separación por lotes, la clasificación por códigos postales, transformación del formato y el manejo de marcas de ensobrado, entre un gran número de otras opciones.
Todos los documentos bajo control
Hoy en día existe gran cantidad de información relevante para una empresa que acaba en manos de terceros: colaboradores o clientes de la compañía que tienen acceso a documentación de carácter confidencial. Controlar qué uso se hace de esa información y las acciones que se llevan a cabo sobre ella: visualizaciones, impresiones, modificaciones… es fundamental para cualquier organización, especialmente para las entidades financieras, aseguradoras y algunas empresas del sector industrial.
DocPath Aspen no es un sistema de gestión documental, sino un método de distribución controlada de la documentación, Document Disribution Management, ya que gestiona tanto el archivado como la recuperación de los documentos y establece controles de acceso a los mismos. El objetivo: tener toda la información que está en manos de terceros bajo control y conocer al detalle la utilización que esos colaboradores hacen de ella.
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Control de costes de impresión de documentos
A la hora de estudiar los presupuestos destinados a las TI, los responsables de Sistemas suelen olvidar el tremendo gasto que puede suponer un parque de impresión mal controlado. Afortunadamente, cada vez son más las organizaciones conscientes de la existencia de herramientas que permiten un ahorro de costes en la impresión de hasta un 25 por ciento.
¿Cómo puede conseguirse este ambicioso objetivo? A través de una solución que permita limitar a los usuarios o departamentos el número de impresiones que pueden llevar a cabo al mes mediante la asignación de cuotas periódicas; controlar los recursos que se consumen gracias a un eficiente sistema de informes; registrar todos los documentos que se imprimen, ya sea en un formato u otro, o el número de fotocopias e impresos digitalizados que han sido producidos en equipos multifuncionales.
Una solución ideal para medianas y grandes organizaciones que gestionan importantes volúmenes de documentos; La implantación de la solución para el Print Output Mangement, DocPath PennCentral, hace posible centralizar el control de todas las impresiones desde un único servidor y permite además la impresión bajo demanda, de manera que su empresa podrá retener los trabajos hasta que el usuario propietario se identifique en la máquina.
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Retos pendientes
Órdenes de compra, facturas, contratos, pólizas… las compañías tienen que lidiar con multitud de documentos que tienen formatos y plataformas diferentes de salida o impresión, en el caso del papel. Hablamos de enormes cantidades de datos que las aplicaciones transaccionales o ERPs producen constantemente y que los sistemas de Document Output Management ayudan a gestionar y controlar.
Las compañías del ámbito industrial o financiero que están utilizando un sistema ERP se encuentran con verdaderas dificultades para racionalizar los canales de impresión. Necesitan una herramienta que les facilite esta tarea y les permita ahorrar costes. La implementación de soluciones de Document Output Management puede ayudarles, pero también necesitan inculcar a sus clientes un cambio de mentalidad.
En España, la comunicación por vía electrónica no supera el 15 por ciento en empresas privadas, sin embargo las Administraciones Públicas están viéndose obligadas a hacer un importante esfuerzo en este sentido y facilitar medios de interlocución telemática a los ciudadanos para que puedan realizar, a través de la Red, todo tipo de tramitaciones.
El Output Management ya está preparado para este proceso de transformación y aporta todas las soluciones necesarias para que los documentos digitales tengan la misma validez que los impresos. Tecnologías como el DNI electrónico, la firma digital, etc. permitirán, dentro de muy poco, que los inhibidores para una mayor utilización de los documentos electrónicos, tales como la falta de seguridad, se superen definitivamente.
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Julio Olivares,
Presidente y Fundador de DocPath