Cualquier perfil de liderazgo en el área de TI suele implicar la tarea de monitorizar y evaluar los procesos de manera continua y poder detectar posibles ineficiencias. En ese rol, también es importante mantenerse al día de lo que son las “mejores prácticas”, sobre todo de cara al ahorro de tiempo y la reducción de costes.
Además, para muchas organizaciones que quieren “pasarse al verde”, ahorrar energía y, a la vez, reducir sus costes operactionales, tiene mucho sentido investigar cómo se están gestionando los trabajos de impresión interna.
Por otro lado, con tantos gastos a tener en cuenta, del tóner, el papel y la electricidad necesaria para que todo el sistema funcione, cualquier tipo de ahorro puede tener un impacto significativo en los resultados económicos de la empresa. Se debe tener en cuenta, además, el ahorro de tiempo relacionado, ya que el mayor derroche de recursos está precisamente en la gran pérdida de tiempo que supone para los empleados el estar esperando en el área de impresión para encontrar y recoger sus documentos impresos.
Teniendo en cuenta esos datos, vale la pena indagar acerca de qué es exactamente un ”spool de impresión”, cómo se gestiona y de qué manera un software de última generación para la gestión del spooling puede ayudar a cualquier tipo de empresa a obtener ahorros muy importantes en sus costes de impresión.
¿Qué es un spool de impresión?
Cuando eres la única persona de la oficina que usa una impresora, no necesitas preocuparte por tener que compartir ese recurso con tus compañeros de trabajo. Sin embargo, en empresas grandes, tener una impresora asignada a una o pocas personas suele verse como un gasto innecesario y, por tanto, la mayoría de compañías prefieren instalar múltiples impresoras en una o varias ubicaciones centralizadas, para su uso por todos los trabajadores cercanos a ellas.
La palabra «spool» en la gestión del spool de impresión es un acrónimo del inglés simultaneous peripheral operations on-line (operaciones periféricas simultáneas on-line). En concreto, un spool de impresión se ocupa de relegar los trabajos de impresión entrantes, de diferentes empleados, y almacenarlos en el buffer de impresión, que es una sección de memoria dedicada a la impresión de las páginas siguientes en la cola de impresión.
La utilidad de un spool de impresión reside sobre todo en que, por lo general, los diversos dispositivos involucrados (impresoras de escritorio, laptops, tablets, smart phones) envían los datos de impresión a una velocidad diferente. Mediante el spool de impresión, la impresión de un documento importante no se verá afectada por otro documento que se esté enviando lentamente desde otro dispositivo.
El buffer del spool de impresión almacena cada trabajo de impresión en memoria y los envía para impresión cuando la información esté lista. Así, actas, contratos, informes y otros documentos se emiten según su posición en la cola de impresión.
¿Qué es la gestión del spool de impresión?
Sin ningún tipo de software o mecanismo de gestión optimizada, la impresora procesará los trabajos de impresión entrantes tal cual llegan, y entre ellos puede haber documentos muy largos con imágenes grandes y complejos que, potencialmente, podrían retrasar la impresión de un documento corto, pero muy importante, a la que todo el equipo está esperando para poder empezar su reunión.
En consecuencia, para obtener un mayor control sobre la parte informática, así como del propio proceso de impresión, el departamento de Sistemas probablemente instalará un software de gestión del spool de impresión. Mediante dicho software, que permite asignar prioridades en la cola de impresión, es posible imprimir primero lo más importante, incluso si el orden de prioridades no es igual al orden del envío de los documentos a la impresora.
Un buen ejemplo puede encontrarse en los departamentos de recursos humanos. Esa área suele trabajar con una fecha límite mensual para el pago de las nóminas, que, lógicamente, no puede retrasarse. Informáticamente hablando, los cálculos para cada nómina no implican mucho tiempo. Sin embargo, si la impresora tuviera que esperar a esos cálculos antes antes de poder imprimir cada cheque o nómina individualmente, todo el proceso se paralizaría. Por tanto, es necesario liberar esos ordenadores para que los empleados puedan dedicarse a otras tareas, y eso es posible con un software de gestión de spool de impresión. Mediante esa aplicación, se pueden agrupar los trabajos de impresión de nóminas enviados por los ordenadores de recursos humanos y liberarlos de carga de trabajo, para que el equipo del departamento pueda usar sus ordenadores para otros cálculos urgentes.
¿Cómo reducir costes de impresión con software de spooling de impresión?
El software de spooling de impresión está diseñado para aumentar la eficiencia en los procesos de impresión y reducir los costes relacionados con trabajos de impresión estándar. Un aspecto de la impresión en concreto que influye negativamente en los costes relacionados, pero que las empresas suelen obviar, implica la fase posterior a la impresión en sí.
En grandes empresas, si a los empleados no se les proporciona una manera fácil para localizar sus documentos en la bandeja de la impresora, muy posiblemente se termina con frecuencia con grupos de varias personas esperando en el área de impresión, tratando de determinar a quién pertenece el informe impreso. Y ésa es precisamente la razón por la cual el departamento de TI configurará el software de spooling de impresión para que se incluya una página de buffer o “separador” entre cada trabajo. Esta hoja identifica el documento y quién lo imprimió, y, por tanto, los empleados podrán localizar sus documentos más rápidamente.
Sin embargo, el software de spooling de impresión es capaz de mucho más que adaptar el orden de los trabajos de impresión. Por ejemplo, no todos los documentos necesitan imprimirse a resolución completa. Mediante la correcta configuración, se puede adaptar el uso del porcentaje de tóner en trabajos de impresión concretos, como la impresión de borradores de ciertos documentos.
Además, la uniformidad en los trabajos de impresión es más fácil cuando se vincula todo con el software del spool de impresión. Así, al utilizar un único driver de impresión para todas las impresoras de la red corporativa, la agilidad en todo el proceso aumenta y los retrasos y demoras disminuyen en caso de que un ordenador necesita cambiarse.
Otra gran ventaja del software de gestión del spool de impresión está en la rápidez de actuación. Por ejemplo, si un director de área envía un documento largo a la impresora, pero se da cuenta de inmediato de que su asistente ya ha dejado una copia en su escritorio, podrá eliminar rápidamente y desde su propio ordenador, el trabajo de impresión de la cola de impresión y, por tanto, ahorrará en papel y tóner.
En conclusión, resulta evidente que la implementación de un nuevo sistema de gestión de spool de impresión, basado en un software avanzado de spooling de impresión, conlleva un gran número de ventajas. Cualquier porcentaje de ahorro y eficiencia que se pueda conseguir, permite poder destinar ciertos recursos a otros fines, como a la contratación de más personal o a la innovación tecnológica.
Tanto en el caso de un startup que quiere darles a sus empleados las mejores opciones de impresión en unas oficinas completamente nuevas, como para una organización ya consolidada, cuyos accionistas exigen un control inmediato sobre los costes de impresión, vale la pena invertir en software de spooling de impresión. Un software que permite obtener ahorros imporantes en recursos que van desde el papel y el tóner hasta la electricidad.
Para más información, consulte también estos artículos acerca del software de optimización de la impresión y la optimización de los procesos de impresión.
Fuentes:
- http://www.webopedia.com/TERM/S/spooling.html
- https://itstillworks.com/spooling-buffering-30372.html
- https://docpath.com/project/sl-printslim-optimized-remote-printing/
André Klein
Consultor Freelance para DocPath