Una prestigiosa compañía de seguros ha conseguido adaptarse a las necesidades del mercado, a la vez que mantener su entorno existente, con el software DocPath.
Necesidades específicas del sector seguros
El sector aseguradora es un área en la que se manejan ingentes cantidades dedocumentos, y casi todos son de suma importancia. Tanto es así, que incluso elticket más insignificante puede convertirse en un elemento clave. Por esemotivo, agentes, ejecutivos y otros trabajadores del sector necesitan poderlocalizar y recuperar rápidamente documentos como pólizas, reclamaciones,contratos, etc.
Una compañía aseguradora española, creada en los años treinta del siglo XXpara atender las necesidades de los ingenieros civiles, entendió ya hacemuchos años la importancia de un buen sistema de gestión documental paramejorar la calidad de sus servicios y aumentar su cartera de clientes.
Desde el siglo pasado, esta aseguradora ha ido diversificando sus actividades yexpandiendo sus seguros por todo España. En la actualidad, ofrece una ampliavariedad de productos y tiene una cartera de más de 100.000 asegurados. Además, para poder responder a las necesidades específicas de sus clientes, laaseguradora se ha organizado en diferentes áreas, que conforman un grupopotente con un equipo humano extenso y profesional.
Innovación en un entorno familiar
El principal compromiso de este grupo es ofrecer a sus clientes las solucionesmás innovadoras, garantizadas por la alta cualificación de sus profesionales.Sin embargo, la compañía se dio cuenta de que sus sistemas internas degestión documental no le permitían ofrecer un servicio óptimo, de acuerdo alas necesidades del mercado.
El grupo necesitaba urgentemente poder manejar su documentación deuna manera mucho más dinámica y ágil, y presentar a sus clientes formulariosmás completos, y comprensibles. Su principal preocupación era el diseño dedocumentos sencillos y su rápida impresión.
Al mismo tiempo, la aseguradora quería mantener su entorno de trabajoactual, basado en el sistema System i (AS400). Por un lado, para eliminar loscostes y las complicaciones que podría conllevar la implementación de unnuevo entorno, y por otro lado, porque sus empleados estaban más quefamiliarizados con sus sistema actual.
Business Suite Pro: la solución elegida
Tras valorar una amplia variedad de opciones en el mercado, la aseguradoraeligió Business Suite Pro para System i, una solución que formaparte de la amplia oferta de soluciones de gestión documental deDocPath. La razón principal fue que esta solución le proporcionaba un softwareque trabaja de manera estable dentro de su sistema corporativo, que era, y sigue siendo, System i (As400).
En un principio, el uso de la solución se reducía a la impresión de formularios,mediante la integración de Business Suite Pro sobre su sistema de impresiónpor colas, accesible desde todos sus clientes y mediadores. El sistemaestaba solamente configurado para la impresión de formularios enformato PCL y PS.
Sin embargo, a lo largo de la última década, el grupo ha ido añadiendootras funcionalidades de DocPath, tales como la digitalización de sudocumentación. En 2008, la empresa decidió añadir la salida PDF a suarquitectura, para empezar con un concepto ya tan extendido actualmentecomo es «la oficina sin papel”. Por otro lado, a finales de 2009, incrementósu entorno añadiendo el módulo DocPath Designer eXtendedFunctions (XF) para Windows, que le permitía tener un control sobre lasversiones de sus formularios y guardarlos en un repositorio central, entreotras funcionalidades.
Una solución corporativa óptima
Gracias a DocPath, la compañía aseguradora cuenta actualmente con unsoftware de gestión documental que le ha permitido optimizar el diseño,el manejo y la generación de sus documentos, sin la necesidad decambiar su forma de trabajo ni su plataforma. Además, Business Suite Proha sido lo suficientemente estable como para convertirse en una solucióncorporativa, que ha ido evolucionando de acuerdo a las necesidades de lacompañía, en busca de las mejoras y nuevas funcionalidades actualmenteagregadas a su solución.